Perjanjian kerja sama maklon sering diperlakukan sebagai formalitas yang ditandatangani tanpa dibaca dengan teliti. Padahal dokumen inilah yang menentukan posisi masing-masing pihak ketika terjadi hal yang tidak diharapkan, dan sebagian besar sengketa berakar pada hal yang tidak diatur secara jelas.
Mengapa Kesepakatan Lisan Tidak Memadai
Pertukaran pesan dan pembicaraan lisan menimbulkan beberapa persoalan:
- Ingatan masing-masing pihak dapat berbeda
- Orang yang membuat kesepakatan dapat berganti
- Tidak ada acuan ketika muncul perbedaan pemahaman
- Sulit dijadikan dasar bila terjadi sengketa
Ini terutama penting untuk hal yang menyangkut kepemilikan formula, karena persoalan pada bagian ini baru muncul justru ketika kerja sama akan berakhir.
Poin yang Perlu Diatur
Ruang lingkup pekerjaan
Apa yang dikerjakan pihak produksi dan apa yang menjadi tanggung jawab pemilik brand. Termasuk apakah pengembangan formula, pengadaan kemasan, dan pengujian termasuk di dalamnya.
Kekaburan pada bagian ini menghasilkan asumsi yang berbeda mengenai siapa mengerjakan apa.
Spesifikasi produk
Formula, karakter produk, kemasan, dan standar mutu yang disepakati. Sampel yang disetujui umumnya menjadi acuan.
Kepemilikan formula
Ini poin yang paling penting dan paling sering tidak diatur dengan jelas.
Beberapa kemungkinan pengaturan: formula sepenuhnya milik pemilik brand, formula tetap milik pihak produksi dengan hak pakai bagi pemilik brand, atau kepemilikan bersama dengan ketentuan tertentu.
Masing-masing memiliki konsekuensi yang berbeda, terutama ketika pemilik brand ingin memindahkan produksi ke tempat lain.
Yang perlu diperjelas: apa yang terjadi pada formula bila kerja sama berakhir, dan apakah pemilik brand dapat memproduksinya di tempat lain.
Eksklusivitas
Apakah pihak produksi terikat untuk tidak memakai formula yang sama untuk pihak lain, dan untuk jangka waktu berapa lama.
Tanpa ketentuan eksklusivitas, formula yang dikembangkan dapat dipakai untuk brand lain.
Kerahasiaan
Mencakup formula, data penjualan, rencana produk, dan informasi lain yang dipertukarkan selama kerja sama.
Ketentuan ini sebaiknya berlaku dua arah dan tetap mengikat setelah kerja sama berakhir.
Harga dan ketentuan pembayaran
Termasuk apa saja yang termasuk dalam harga, apa yang terpisah, dan bagaimana penyesuaian harga dilakukan bila biaya bahan berubah.
Jumlah dan jadwal
Jumlah minimum produksi, tenggat waktu, dan konsekuensi bila jadwal tidak terpenuhi.
Standar mutu dan penanganan ketidaksesuaian
Bagaimana mutu dinilai, siapa yang menilai, dalam jangka waktu berapa lama keberatan dapat diajukan, dan apa yang terjadi bila hasil produksi tidak sesuai spesifikasi.
Tanpa ketentuan ini, perbedaan pendapat mengenai apakah hasil produksi sesuai atau tidak menjadi sulit diselesaikan.
Tanggung jawab atas notifikasi
Siapa mengerjakan apa dalam proses notifikasi, dan data apa yang disediakan pihak produksi.
Penanganan keluhan dan penarikan produk
Bagaimana keluhan dari konsumen ditangani, bagaimana penelusuran dilakukan, dan bagaimana biaya penarikan ditanggung bila diperlukan.
Jangka waktu dan pengakhiran
Berapa lama perjanjian berlaku, bagaimana diperpanjang, dan bagaimana salah satu pihak dapat mengakhiri.
Yang perlu diperjelas: apa yang terjadi pada bahan baku yang sudah dibeli, kemasan yang sudah dipesan, dan stok yang belum diserahkan.
Penyelesaian sengketa
Hukum mana yang berlaku dan bagaimana sengketa diselesaikan. Bagian ini sering diabaikan tetapi menjadi penting justru ketika diperlukan.
Hal yang Sering Menjadi Sumber Masalah
Kepemilikan formula yang tidak diatur. Muncul ketika pemilik brand ingin berpindah tempat produksi.
Tidak ada ketentuan eksklusivitas. Pemilik brand menemukan produk dengan karakter serupa dari brand lain.
Standar mutu yang tidak terukur. Perbedaan pendapat mengenai apakah hasil produksi sesuai.
Tidak jelas siapa menanggung biaya pengembangan bila kerja sama tidak berlanjut ke produksi.
Tidak ada ketentuan mengenai perubahan harga ketika biaya bahan berubah.
Kerahasiaan yang hanya satu arah.
Menyiapkan Perjanjian
Beberapa saran praktis:
- Bahas poin-poin penting sebelum menyusun dokumen. Kesepakatan mengenai substansi lebih dulu, penulisan kemudian.
- Baca dengan teliti sebelum menandatangani. Termasuk bagian yang tampak baku.
- Ajukan pertanyaan mengenai bagian yang tidak dipahami. Pihak produksi yang enggan menjelaskan patut menjadi pertimbangan.
- Pertimbangkan meminta bantuan pihak yang berkompeten untuk perjanjian dengan nilai yang signifikan.
- Simpan salinan yang ditandatangani beserta seluruh lampirannya.
- Perbarui bila ada perubahan pada ruang lingkup atau ketentuan.
Catatan Penting
Artikel ini memberi gambaran mengenai poin-poin yang umumnya perlu diatur, bukan nasihat hukum. Untuk perjanjian yang menyangkut nilai signifikan atau kepemilikan kekayaan intelektual, konsultasi dengan pihak yang berkompeten di bidang hukum sangat dianjurkan.
Biaya konsultasi umumnya jauh lebih kecil dibanding kerugian dari perjanjian yang tidak memadai.
Pertanyaan yang Sering Muncul
Apakah pihak produksi biasanya menyediakan format perjanjian?
Umumnya ya. Yang perlu diperhatikan adalah bahwa format tersebut disusun dari sudut pandang pihak produksi, sehingga tetap perlu dibaca dan dinegosiasikan bila ada bagian yang kurang seimbang.
Bisakah perjanjian diubah di tengah jalan?
Bisa, melalui kesepakatan kedua pihak yang juga dituangkan secara tertulis.
Apakah perlu perjanjian terpisah untuk kerahasiaan?
Sebagian pihak membuat perjanjian kerahasiaan terpisah yang ditandatangani lebih dahulu, sebelum informasi rinci dipertukarkan. Ini praktik yang wajar.
Bagaimana bila pihak produksi menolak menandatangani perjanjian?
Ini patut menjadi pertimbangan serius dalam menilai calon mitra.
Membicarakan Ketentuan Kerja Sama
Kejelasan mengenai ketentuan kerja sama sejak awal menguntungkan kedua pihak, karena mengurangi kemungkinan perbedaan pemahaman di kemudian hari.
PT Dwi Jaya Cosmedika terbuka untuk membahas ketentuan kerja sama secara terbuka sebelum produksi dimulai, termasuk mengenai kepemilikan formula dan kerahasiaan. Untuk membicarakan rencana produk Anda, hubungi tim kami di WhatsApp resmi.