Menyiapkan profil perusahaan untuk pasar global sering diperlakukan sebagai pekerjaan administratif yang dikerjakan seadanya. Padahal materi inilah yang pertama dinilai calon pembeli internasional, dan penilaian pada tahap ini menentukan apakah pembicaraan berlanjut atau berhenti.
Pembeli internasional umumnya menilai beberapa calon pemasok sekaligus. Materi yang tidak lengkap atau tidak meyakinkan menyebabkan tersingkir sebelum sempat menunjukkan kemampuan sebenarnya.
Yang Dinilai Pembeli
Sebelum menyusun materi, perlu dipahami apa yang sebenarnya ingin diketahui pembeli:
Apakah pemasok ini sah dan dapat dipercaya. Pertanyaan paling mendasar, terutama untuk transaksi lintas negara dengan pihak yang belum dikenal.
Apakah mampu memproduksi yang dibutuhkan. Kesesuaian kemampuan dengan kategori produk yang dicari.
Apakah memenuhi standar yang diperlukan. Sertifikasi menjadi rujukan yang mudah dipahami lintas negara.
Apakah dapat diandalkan. Konsistensi mutu dan ketepatan jadwal.
Apakah mudah diajak bekerja sama. Kualitas komunikasi menjadi indikator awal.
Materi yang disiapkan sebaiknya menjawab kelima hal ini.
Komponen Materi
Profil perusahaan
Dokumen inti yang memberi gambaran menyeluruh. Isi yang berguna dicakup:
- Gambaran singkat perusahaan dan sejarahnya
- Lokasi dan gambaran fasilitas produksi
- Kemampuan produksi, termasuk bentuk sediaan yang ditangani
- Kapasitas produksi
- Sertifikasi yang dimiliki
- Kategori produk yang pernah ditangani
- Cara menghubungi
Yang perlu dihindari: kalimat umum tanpa isi yang konkret. Pernyataan mengenai komitmen terhadap kualitas tanpa dukungan fakta tidak memberi informasi apa pun.
Katalog produk
Untuk model produksi private label, berisi formula yang tersedia beserta spesifikasi teknisnya.
Yang perlu dicantumkan: kategori, bentuk sediaan, kandungan utama, karakter produk, dan pilihan kemasan yang tersedia.
Dokumentasi fasilitas
Foto fasilitas produksi yang menunjukkan kondisi sebenarnya. Foto yang menunjukkan kerapian dan kebersihan area produksi memberi keyakinan yang sulit disampaikan melalui kata-kata.
Salinan sertifikat
Sertifikat yang dimiliki beserta ruang lingkup dan masa berlakunya.
Contoh dokumen produk
Contoh berkas informasi produk, contoh hasil pengujian, dan contoh dokumen pendukung. Ini menunjukkan bahwa sistem dokumentasi berjalan, bukan sekadar diklaim.
Kualitas Bahasa
Bagian ini sering menjadi kelemahan dan sering diremehkan.
Materi dalam bahasa Inggris yang jelas keliru atau terasa seperti hasil penerjemahan mesin menimbulkan keraguan mengenai kemampuan berkomunikasi selama kerja sama berjalan.
Beberapa saran:
- Jangan mengandalkan penerjemahan otomatis tanpa pemeriksaan.
- Minta pemeriksaan dari yang memahami bahasa Inggris dengan baik, idealnya yang juga memahami istilah industri.
- Utamakan kejelasan dibanding kalimat yang terdengar mengesankan. Kalimat sederhana yang jelas lebih baik dibanding kalimat rumit yang membingungkan.
- Konsistenkan istilah di seluruh materi.
Menjelaskan Konteks Indonesia
Pembeli internasional umumnya tidak familier dengan sistem pengaturan di Indonesia.
Beberapa hal yang membantu:
Jelaskan sertifikasi lokal dengan rujukan yang dikenal. Menjelaskan standar produksi yang dipenuhi dengan menyandingkannya pada rujukan internasional lebih mudah dipahami.
Jelaskan proses notifikasi secara singkat bila relevan.
Sampaikan keunggulan yang khas. Akses pada bahan alami tertentu, pengalaman dengan iklim tropis, dan ekosistem sertifikasi halal merupakan hal yang membedakan dari pemasok di negara lain.
Menyiapkan Sampel
Pengiriman sampel umumnya menjadi tahap berikutnya setelah materi dinilai.
Yang perlu disiapkan:
- Ketentuan yang jelas mengenai jumlah dan biaya
- Kemasan yang aman untuk pengiriman internasional
- Dokumen yang diperlukan untuk pengiriman sampel
- Keterangan mengenai isi sampel
Ketentuan yang jelas mengenai sampel juga membantu menyaring keseriusan calon pembeli.
Kesalahan yang Sering Terjadi
Materi yang tidak lengkap. Menyebabkan tersingkir pada tahap awal.
Bahasa Inggris yang tidak diperiksa.
Foto fasilitas yang tidak menggambarkan kondisi sebenarnya, baik terlalu bagus maupun terlalu seadanya.
Klaim tanpa dukungan. Menyatakan memenuhi standar tertentu tanpa dapat menunjukkan sertifikatnya.
Tanggapan yang lambat. Perbedaan zona waktu membuat keterlambatan terasa berlipat.
Menyanggupi semua permintaan. Termasuk yang secara teknis sulit dipenuhi.
Materi yang tidak diperbarui. Sertifikat yang sudah habis masa berlaku atau informasi kapasitas yang sudah tidak akurat.
Menjaga Materi Tetap Terkini
Materi ini perlu ditinjau secara berkala:
- Perbarui salinan sertifikat setelah pembaruan
- Perbarui informasi kapasitas bila ada perubahan
- Tambahkan kategori produk baru yang mulai ditangani
- Perbarui foto fasilitas setelah ada perubahan
Menutup Rangkaian
Artikel ini menutup rangkaian pembahasan yang dimulai dari pemahaman mengenai kandungan aktif, kategori produk, ketentuan yang berlaku, model kerja sama produksi, sampai persiapan memasuki pasar internasional.
Benang merah yang berulang di sepanjang rangkaian: persiapan yang dilakukan lebih awal hampir selalu lebih murah dibanding perbaikan yang dilakukan belakangan. Ini berlaku untuk legalitas, untuk pengujian, untuk penyusunan klaim, dan juga untuk penyiapan materi menghadapi pasar internasional.
PT Dwi Jaya Cosmedika merupakan produsen kosmetik dengan fasilitas bersertifikat CPKB, ISO 9001:2015, dan ISO 22716:2007, serta memiliki sertifikasi halal untuk produknya. Kami mengerjakan pengembangan dan produksi untuk pemilik brand, termasuk penyediaan data teknis dan dokumen yang diperlukan dalam pembicaraan dengan pembeli internasional. Untuk membicarakan rencana produk Anda, hubungi tim kami di WhatsApp resmi.