Pengawasan produk kosmetik beredar sering tidak diperhitungkan pemilik brand karena perhatian terpusat pada tahap sampai notifikasi terbit. Padahal terbitnya nomor notifikasi bukan akhir dari proses, melainkan awal dari periode di mana produk berada di bawah pengawasan.
Mengapa Pengawasan Berlanjut
Sistem notifikasi berbeda dari sistem persetujuan sebelum edar. Pada sistem notifikasi, pelaku usaha memberitahukan produk yang akan diedarkan dan bertanggung jawab penuh atas keamanan serta kesesuaiannya.
Konsekuensi logisnya, pengawasan bergeser ke tahap setelah produk beredar. Otoritas berwenang melakukan pengawasan untuk memastikan produk yang beredar sesuai dengan yang dinotifikasi dan memenuhi ketentuan.
Bentuk Pengawasan
Pengawasan terhadap sarana produksi
Fasilitas produksi menjadi objek pemeriksaan berkala untuk memastikan pemenuhan standar cara pembuatan kosmetik yang baik.
Yang umumnya diperiksa mencakup kondisi bangunan dan fasilitas, kondisi peralatan dan pemeliharaannya, kelengkapan dokumentasi produksi, sistem pengawasan mutu, penanganan bahan baku, dan pelaksanaan prosedur yang telah ditetapkan.
Bagi pemilik brand, ini salah satu alasan penting memilih fasilitas produksi yang menjalankan standar secara konsisten, bukan hanya pada saat audit sertifikasi.
Pengambilan sampel produk di peredaran
Produk yang beredar dapat diambil sebagai sampel untuk diuji. Pengujian dilakukan untuk memastikan kesesuaian dengan data yang dinotifikasi dan pemenuhan persyaratan.
Ketidaksesuaian antara produk yang beredar dengan data yang dinotifikasi merupakan persoalan yang serius.
Pengawasan terhadap penandaan dan promosi
Label dan materi promosi juga menjadi objek pengawasan, terutama mengenai klaim yang dicantumkan.
Penanganan laporan dan pengaduan
Laporan dari masyarakat mengenai produk tertentu dapat menjadi dasar penelusuran.
Yang Perlu Disiapkan Pemilik Brand
Kesesuaian produk dengan data notifikasi
Produk yang beredar harus sesuai dengan yang dinotifikasi. Perubahan formula, bahan baku, atau pabrik pembuat tanpa pembaruan data merupakan persoalan.
Ini penting diperhatikan ketika ada penggantian pemasok bahan baku atau penyesuaian formula, sekecil apa pun.
Dokumentasi yang lengkap
Catatan produksi per batch, hasil pengujian, dan dokumen pendukung lainnya perlu tersedia dan dapat ditelusuri.
Sebagian besar dokumentasi ini berada di sisi pihak produksi, sehingga kerja sama yang baik dengan fasilitas produksi menjadi penting.
Berkas informasi produk
Berkas berisi informasi menyeluruh mengenai produk perlu tersedia dan dapat diperiksa sewaktu-waktu.
Sistem penanganan keluhan
Prosedur untuk menerima, mencatat, menelusuri, dan menyelesaikan keluhan konsumen.
Kemampuan melakukan penarikan
Catatan distribusi yang memungkinkan penelusuran ke mana saja batch tertentu dikirim, sehingga penarikan dapat dilakukan secara terarah bila diperlukan.
Kesesuaian materi promosi
Pemeriksaan berkala terhadap materi promosi, termasuk yang dibuat mitra dan reseller.
Hal yang Sering Menjadi Temuan
Berdasarkan pola yang umum:
Klaim pada promosi yang melampaui yang diizinkan. Terutama pada materi di media sosial dan yang dibuat pihak ketiga.
Ketidaksesuaian label dengan ketentuan atau dengan data notifikasi.
Produk yang notifikasinya sudah habis masa berlaku tetapi masih beredar.
Perubahan yang tidak dilaporkan, termasuk perubahan pada formula atau kemasan.
Dokumentasi yang tidak lengkap.
Menjaga Kepatuhan secara Berkelanjutan
Beberapa kebiasaan yang membantu:
- Pantau masa berlaku notifikasi dan ajukan perpanjangan sebelum habis.
- Laporkan setiap perubahan pada data yang dinotifikasi.
- Periksa materi promosi secara berkala, termasuk yang beredar melalui mitra.
- Simpan sampel rujukan dari setiap batch.
- Jaga catatan distribusi.
- Pantau ketentuan yang berlaku, karena dapat berubah.
- Jaga komunikasi dengan pihak produksi mengenai setiap perubahan yang terjadi di sisi produksi.
Peran Pihak Produksi
Sebagian besar dokumentasi teknis dan pemenuhan standar produksi berada di sisi fasilitas produksi.
Beberapa hal yang menjadi tanggung jawab pihak produksi: pemenuhan standar cara pembuatan kosmetik yang baik, pencatatan produksi per batch, pengawasan mutu, dan penyediaan data teknis yang diperlukan.
Fasilitas yang menjalankan standar secara konsisten memberi posisi yang jauh lebih baik bagi pemilik brand ketika pengawasan dilakukan.
Pertanyaan yang Sering Muncul
Apakah pengawasan dilakukan secara rutin?
Pengawasan dilakukan sesuai ketentuan dan dapat berdasarkan berbagai pertimbangan, termasuk laporan yang masuk.
Apa yang terjadi bila ditemukan ketidaksesuaian?
Tindak lanjut mengikuti ketentuan yang berlaku dan bergantung pada jenis serta tingkat ketidaksesuaiannya.
Siapa yang bertanggung jawab bila ada temuan?
Pemilik merek yang tercantum pada kemasan menanggung tanggung jawab atas produk. Pembagian dengan pihak produksi diatur melalui kesepakatan di antara keduanya.
Perlukah pemilik brand melakukan pemeriksaan sendiri?
Sangat dianjurkan. Pemeriksaan berkala terhadap kesesuaian produk, label, dan materi promosi mengurangi risiko temuan.
Memilih Mitra Produksi yang Konsisten
Kepatuhan yang berkelanjutan sangat bergantung pada konsistensi fasilitas produksi dalam menjalankan standar.
PT Dwi Jaya Cosmedika merupakan produsen kosmetik dengan fasilitas bersertifikat CPKB, ISO 9001:2015, dan ISO 22716:2007, yang menjalankan pencatatan produksi per batch. Untuk membicarakan rencana produk Anda, hubungi tim kami di WhatsApp resmi.