Persyaratan ekspor kosmetik sering dianggap sekadar urusan pengiriman barang. Padahal bagian tersulit justru terjadi sebelum barang dikirim, yaitu memastikan produk memenuhi ketentuan negara tujuan. Produk yang sudah sampai di pelabuhan tujuan tetapi tidak memenuhi ketentuan setempat berujung pada penahanan, pemusnahan, atau pengembalian dengan biaya yang ditanggung pengirim.
Dua Sisi yang Harus Dipenuhi
Ekspor kosmetik menuntut pemenuhan ketentuan di dua sisi sekaligus.
Sisi Indonesia mencakup legalitas usaha, perizinan sebagai eksportir, dan dokumen yang diterbitkan otoritas dalam negeri.
Sisi negara tujuan mencakup ketentuan pendaftaran produk, batasan bahan yang diizinkan, aturan pelabelan, dan persyaratan dokumen pendukung. Bagian inilah yang paling sering menjadi hambatan karena ketentuannya berbeda di setiap negara.
Kesiapan dari Sisi Indonesia
Legalitas usaha
Badan usaha perlu memiliki perizinan berusaha yang mencakup kegiatan perdagangan ekspor, serta nomor identitas yang diperlukan dalam kepabeanan.
Notifikasi produk
Produk yang diekspor umumnya telah memiliki nomor notifikasi. Beberapa skema ekspor memiliki ketentuan tersendiri, sehingga sebaiknya dikonfirmasi sesuai kasus masing-masing.
Kesiapan fasilitas produksi
Fasilitas yang memenuhi standar produksi memudahkan penerbitan dokumen pendukung yang diminta pembeli, dan menjadi bahan penilaian bagi calon pembeli internasional.
Ketentuan di Negara Tujuan
Ini bagian yang paling menentukan dan paling sering diremehkan.
Pendaftaran produk
Sebagian besar negara mewajibkan produk kosmetik didaftarkan sebelum boleh diedarkan. Mekanismenya berbeda-beda, dan sebagian negara mensyaratkan pendaftaran dilakukan oleh pihak yang berkedudukan di negara tersebut. Dalam kasus seperti ini, distributor atau perwakilan setempat menjadi bagian penting dari rencana masuk pasar.
Ketentuan bahan
Daftar bahan yang diizinkan, dibatasi, dan dilarang berbeda antarnegara. Bahan yang diizinkan di Indonesia belum tentu diizinkan di negara tujuan, atau diizinkan dengan batas kadar yang berbeda.
Pemeriksaan formula terhadap ketentuan negara tujuan sebaiknya dilakukan sejak tahap perencanaan, bukan setelah produk diproduksi. Penyesuaian formula pada tahap akhir berarti pengulangan pengujian dan penundaan.
Ketentuan pelabelan
Mencakup bahasa yang harus dipakai, informasi wajib yang harus dicantumkan, cara penulisan daftar bahan, dan format penulisan masa kedaluwarsa. Sebagian negara mensyaratkan pencantuman nama dan alamat pihak yang bertanggung jawab di negara tersebut.
Konsekuensinya, kemasan untuk pasar ekspor sering perlu dirancang berbeda dari kemasan pasar dalam negeri.
Ketentuan klaim
Klaim yang diizinkan pada kemasan dan materi promosi berbeda antarnegara. Klaim yang lazim dipakai di Indonesia dapat menjadi masalah di pasar lain.
Menyiapkan Materi untuk Pembeli Internasional
Sebelum sampai pada urusan pengiriman, umumnya ada tahap penilaian oleh calon pembeli. Yang biasanya diminta:
- Profil perusahaan dan fasilitas produksi dalam bahasa Inggris
- Katalog produk dengan spesifikasi teknis
- Daftar sertifikasi yang dimiliki fasilitas produksi
- Contoh dokumen pendukung produk
- Sampel produk
Kelengkapan dan kerapian materi ini berpengaruh besar pada kesan awal. Pembeli internasional umumnya menilai beberapa calon pemasok sekaligus, dan materi yang tidak lengkap menyebabkan tersingkir pada tahap awal.
Memilih Pasar Tujuan
Tidak semua pasar sama sulitnya untuk dimasuki. Beberapa pertimbangan dalam menentukan prioritas:
- Kedekatan ketentuan. Negara dengan kerangka pengaturan yang mirip umumnya lebih mudah dimasuki.
- Kesesuaian produk. Preferensi tekstur, aroma, dan jenis produk berbeda antarpasar.
- Biaya masuk pasar. Sebagian negara menuntut biaya pendaftaran dan pengujian yang tinggi.
- Keberadaan mitra setempat. Distributor yang memahami pasar dan ketentuan setempat sangat menentukan.
Kawasan Asia Tenggara sering menjadi titik awal karena kedekatan geografis, kemiripan preferensi konsumen, dan adanya kerangka kerja sama regional di bidang kosmetik. Kawasan Timur Tengah dan Asia Selatan juga menjadi tujuan yang banyak dipertimbangkan, dengan catatan bahwa sertifikasi halal sering menjadi pertimbangan penting di sebagian pasar tersebut.
Kesalahan yang Sering Terjadi
Memproduksi dulu, memeriksa ketentuan kemudian. Urutan yang paling berisiko dan paling mahal.
Menganggap semua negara sama. Pendekatan seragam untuk semua pasar hampir selalu bermasalah.
Mengabaikan pemeriksaan latar belakang pembeli. Terutama pada pesanan pertama dengan nilai besar dari pihak yang belum dikenal.
Menyepakati harga tanpa memperjelas incoterms. Perbedaan pemahaman mengenai siapa menanggung biaya dan risiko sampai titik mana menjadi sumber sengketa yang umum.
Mengabaikan kemasan pengiriman. Kemasan yang aman untuk pengiriman dalam negeri belum tentu bertahan pada pengiriman antarnegara dengan perubahan suhu dan penanganan yang lebih kasar.
Pertanyaan yang Sering Muncul
Apakah bisa mengekspor tanpa distributor di negara tujuan?
Bergantung ketentuan setempat. Sebagian negara mensyaratkan adanya pihak yang bertanggung jawab dan berkedudukan di negara tersebut.
Apakah sertifikat halal Indonesia berlaku di negara lain?
Pengakuan antarnegara mengikuti kesepakatan antara lembaga penerbit masing-masing. Konfirmasi sebaiknya dilakukan sejak awal pembicaraan dengan pembeli.
Berapa jumlah minimum untuk pengiriman ekspor?
Bergantung jenis produk, moda pengiriman, dan kesepakatan dengan pembeli. Hal ini dibicarakan sesuai rencana masing-masing.
Menyiapkan Produk untuk Pasar Ekspor
PT Dwi Jaya Cosmedika merupakan produsen kosmetik dengan fasilitas bersertifikat CPKB, ISO 9001:2015, dan ISO 22716:2007, serta memiliki sertifikasi halal untuk produknya. Kami menyediakan data teknis dan dokumen pendukung yang diperlukan pemilik brand dalam proses ekspor. Untuk membicarakan rencana produk Anda, hubungi tim kami di WhatsApp resmi.