Negosiasi dengan buyer ekspor sering dipersempit menjadi tawar-menawar harga. Padahal harga hanya salah satu dari beberapa hal yang menentukan apakah sebuah transaksi menguntungkan atau justru merugikan. Beberapa hal lain yang kurang mendapat perhatian justru sering menjadi sumber sengketa.
Hal yang Perlu Disepakati
Spesifikasi produk
Harus dituangkan secara rinci: formula, ukuran kemasan, bahan kemasan, desain label, dan bahasa yang dipakai.
Kesepakatan yang tidak rinci pada bagian ini menimbulkan perbedaan pemahaman yang baru diketahui setelah produksi berjalan.
Jumlah dan jadwal
Termasuk jumlah pesanan pertama, perkiraan pesanan berikutnya, jadwal produksi, dan jadwal pengiriman.
Perlu diperhatikan bahwa kesediaan menyanggupi jadwal yang tidak realistis lebih merugikan daripada menegosiasikan jadwal yang wajar sejak awal.
Harga dan syarat penyerahan
Harga tidak berarti tanpa kejelasan mengenai sampai titik mana biaya dan risiko ditanggung penjual. Ini yang diatur oleh incoterms.
Cara dan jadwal pembayaran
Salah satu bagian terpenting dan paling berisiko bila tidak diperjelas.
Standar mutu dan penanganan ketidaksesuaian
Bagaimana mutu dinilai, siapa yang menilai, dan apa yang terjadi bila hasil produksi tidak sesuai spesifikasi.
Dokumen yang perlu disediakan
Sebaiknya didaftar secara lengkap sejak awal, bukan diminta menjelang pengiriman.
Ketentuan mengenai eksklusivitas
Apakah pembeli memperoleh hak eksklusif untuk wilayah tertentu, dan untuk jangka waktu berapa lama.
Kekayaan intelektual
Terutama bila produk dibuat dengan merek milik pembeli, atau bila formula dikembangkan khusus.
Memahami Incoterms
Incoterms adalah seperangkat istilah baku yang mengatur pembagian biaya, risiko, dan tanggung jawab antara penjual dan pembeli dalam perdagangan internasional.
Beberapa istilah yang umum dijumpai:
EXW. Pembeli mengambil barang di lokasi penjual. Tanggung jawab penjual paling ringan.
FOB. Penjual menanggung sampai barang dimuat ke kapal di pelabuhan asal. Setelah itu menjadi tanggung jawab pembeli.
CIF. Penjual menanggung biaya pengangkutan dan asuransi sampai pelabuhan tujuan, meski risiko berpindah lebih awal.
DDP. Penjual menanggung hampir seluruh biaya dan risiko sampai barang tiba di lokasi pembeli, termasuk bea masuk. Tanggung jawab penjual paling berat.
Yang perlu dipahami: harga yang sama dengan istilah berbeda berarti keuntungan yang sangat berbeda. Menyepakati harga tanpa menyebutkan istilah penyerahan adalah kesalahan yang cukup umum dan menjadi sumber sengketa.
Untuk eksportir pemula, istilah dengan tanggung jawab yang lebih ringan umumnya lebih aman sampai pemahaman mengenai biaya dan proses lebih baik.
Cara Pembayaran
Pilihan cara pembayaran menentukan tingkat risiko yang ditanggung masing-masing pihak.
Pembayaran di muka. Paling aman bagi penjual, tetapi sering sulit diterima pembeli, terutama untuk transaksi bernilai besar.
Letter of credit. Bank menjamin pembayaran sepanjang dokumen yang diserahkan sesuai persyaratan. Memberi perlindungan bagi kedua pihak, dengan biaya dan kerumitan administrasi yang lebih tinggi. Ketelitian pada dokumen menjadi sangat penting karena ketidaksesuaian kecil dapat menahan pembayaran.
Pembayaran sebagian di muka. Praktik yang cukup umum, misalnya sebagian saat pemesanan dan sisanya sebelum pengiriman. Menyeimbangkan risiko kedua pihak.
Pembayaran setelah barang diterima. Paling berisiko bagi penjual. Umumnya hanya untuk pembeli yang sudah memiliki hubungan dagang yang panjang dan terpercaya.
Untuk transaksi pertama dengan pembeli baru, cara pembayaran yang memberi perlindungan lebih besar bagi penjual adalah pilihan yang wajar, bukan tanda ketidakpercayaan.
Memeriksa Latar Belakang Pembeli
Langkah yang sering dilewati karena terburu-buru menyelesaikan transaksi.
Beberapa hal yang dapat dilakukan:
- Memeriksa keberadaan dan legalitas perusahaan
- Memeriksa keberadaan alamat dan kanal resmi
- Menanyakan rujukan dari mitra dagang mereka sebelumnya
- Memeriksa kesesuaian antara skala perusahaan dengan besarnya pesanan
- Berhati-hati terhadap pesanan yang jauh lebih besar dari yang wajar pada kontak pertama
Tanda yang Perlu Diwaspadai
- Mendesak transaksi diselesaikan cepat tanpa memberi waktu memeriksa
- Menolak membicarakan cara pembayaran yang memberi perlindungan
- Meminta perubahan penerima pembayaran di tengah proses
- Meminta dokumen dikirim sebelum pembayaran sesuai kesepakatan
- Profil perusahaan yang tidak dapat diverifikasi
- Komunikasi hanya melalui kanal pribadi tanpa identitas perusahaan yang jelas
Menuangkan Kesepakatan Secara Tertulis
Pertukaran pesan bukan pengganti kesepakatan tertulis.
Yang sebaiknya tertuang: spesifikasi produk, jumlah dan jadwal, harga beserta istilah penyerahan, cara dan jadwal pembayaran, standar mutu dan cara penilaiannya, penanganan bila terjadi ketidaksesuaian, ketentuan mengenai eksklusivitas, ketentuan mengenai kekayaan intelektual, dan cara penyelesaian sengketa.
Bagian terakhir sering diabaikan tetapi penting: hukum negara mana yang berlaku dan bagaimana sengketa diselesaikan.
Kesalahan yang Sering Terjadi
Menyanggupi semua permintaan untuk mendapatkan pesanan. Termasuk jadwal atau harga yang tidak realistis. Kegagalan memenuhi kesepakatan lebih merusak dibanding kehilangan satu pesanan.
Menyepakati harga tanpa istilah penyerahan.
Mengabaikan biaya yang tidak terlihat. Biaya dokumen, pengujian, penyesuaian kemasan, dan pengurusan pendaftaran di negara tujuan.
Memberikan eksklusivitas terlalu mudah. Eksklusivitas tanpa target penjualan yang jelas dapat mengunci pasar tanpa hasil.
Tidak menetapkan cara penilaian mutu. Menimbulkan perbedaan pemahaman ketika pembeli menganggap barang tidak sesuai.
Pertanyaan yang Sering Muncul
Berapa lama biasanya proses dari kontak sampai pesanan?
Umumnya berbulan-bulan. Kesabaran dan konsistensi menindaklanjuti lebih menentukan dibanding kecepatan.
Apakah pesanan pertama biasanya besar?
Umumnya kecil sebagai uji coba. Pembeli juga sedang menilai keandalan pemasok.
Perlukah menggunakan jasa pendamping ekspor?
Untuk transaksi pertama, bantuan dari pihak yang berpengalaman sering menghemat lebih banyak dibanding biayanya.
Bagaimana jika terjadi sengketa?
Ini alasan mengapa cara penyelesaian sengketa perlu disepakati sejak awal, ketika hubungan masih baik.
Menyiapkan Sisi Produksi
Kemampuan memenuhi kesepakatan bergantung pada kesiapan produksi. Menyanggupi jumlah atau jadwal yang melampaui kapasitas berisiko merusak hubungan yang baru dibangun.
PT Dwi Jaya Cosmedika mengerjakan produksi kosmetik untuk pemilik brand, dan terbuka membahas kapasitas serta jadwal sesuai rencana ekspor Anda. Hubungi tim kami di WhatsApp resmi.