Notifikasi BPOM kosmetik adalah tahap yang tidak bisa dilewati oleh siapa pun yang ingin mengedarkan produk kosmetik di Indonesia. Banyak pemilik brand pemula baru menyadari hal ini setelah produknya selesai diproduksi, dan akhirnya harus menunda peluncuran. Memahami alurnya sejak awal membantu menyusun jadwal yang realistis.
Apa Itu Notifikasi Kosmetik?
Di Indonesia, produk kosmetik tidak melalui proses pendaftaran seperti obat, melainkan melalui mekanisme notifikasi. Perbedaannya terletak pada pendekatan: pelaku usaha memberitahukan produk yang akan diedarkan beserta seluruh datanya, dan bertanggung jawab penuh atas keamanan serta kesesuaian produk tersebut dengan ketentuan yang berlaku.
Setelah notifikasi disetujui, produk memperoleh nomor notifikasi yang harus dicantumkan pada kemasan. Nomor ini yang menandakan produk boleh diedarkan secara sah.
Mekanisme ini juga berarti pengawasan tidak berhenti setelah nomor terbit. BPOM tetap melakukan pengawasan terhadap produk yang beredar di pasaran.
Siapa yang Wajib Mengurus?
Ini pertanyaan yang paling sering muncul dalam kerja sama maklon.
Notifikasi diajukan oleh pemilik merek, bukan oleh pabrik yang memproduksi. Artinya, badan usaha yang namanya tercantum sebagai pemilik brand yang bertanggung jawab atas notifikasi produknya.
Konsekuensinya, pemilik brand perlu memiliki badan usaha yang sah beserta perizinan dasarnya sebelum dapat mengajukan notifikasi. Ini yang sering menjadi hambatan bagi pemilik brand perorangan yang belum menyiapkan legalitas usahanya.
Pabrik maklon berperan menyediakan data teknis produk yang diperlukan dalam proses notifikasi, seperti data formula, data bahan baku, dan dokumen pendukung terkait fasilitas produksi.
Dokumen dan Data yang Diperlukan
Secara umum, hal-hal yang perlu disiapkan mencakup:
- Legalitas badan usaha pemohon beserta perizinan berusaha yang sesuai.
- Data pabrik pembuat, termasuk bukti bahwa fasilitas produksi memenuhi standar cara pembuatan kosmetik yang baik.
- Data produk, meliputi nama produk, bentuk sediaan, kategori, dan kegunaan.
- Formula lengkap beserta fungsi masing-masing bahan dan kadarnya.
- Spesifikasi bahan baku dari pemasok.
- Rancangan kemasan dan label sesuai ketentuan pencantuman informasi.
- Data pendukung klaim, jika produk mencantumkan klaim tertentu yang memerlukan bukti.
Rincian persyaratan dapat berbeda tergantung kategori produk dan dapat berubah mengikuti pembaruan ketentuan. Selalu mengacu pada ketentuan terbaru dari BPOM.
Alur Proses Secara Umum
- Persiapan legalitas. Pemilik brand memastikan badan usaha dan perizinannya lengkap.
- Pendaftaran akun pada sistem BPOM. Akun perusahaan diverifikasi terlebih dahulu sebelum dapat mengajukan notifikasi produk.
- Penyiapan data teknis. Bagian ini umumnya disiapkan bersama pabrik pembuat.
- Pengajuan notifikasi per produk. Setiap varian produk umumnya memerlukan notifikasi tersendiri.
- Evaluasi. Pengajuan dievaluasi, dan dapat muncul permintaan tambahan data atau perbaikan.
- Terbit nomor notifikasi. Produk dapat diedarkan setelah nomor terbit.
Durasi setiap tahap mengikuti ketentuan yang berlaku dan sangat dipengaruhi kelengkapan data yang diajukan. Pengajuan dengan data yang tidak lengkap akan memakan waktu jauh lebih panjang karena harus melalui perbaikan berulang.
Hal yang Sering Menyebabkan Penundaan
Berdasarkan pola yang umum terjadi:
- Legalitas badan usaha belum siap. Ini penyebab terbanyak, dan sepenuhnya berada di sisi pemilik brand.
- Klaim pada kemasan tidak sesuai ketentuan. Kata-kata yang terdengar seperti janji pengobatan atau hasil berlebihan akan menjadi masalah.
- Desain label tidak memuat informasi wajib. Beberapa informasi wajib dicantumkan dan tidak dapat dihilangkan demi pertimbangan estetika.
- Data bahan baku tidak lengkap. Terutama untuk bahan yang jarang dipakai atau berasal dari pemasok baru.
- Kategori produk keliru. Penetapan kategori yang tidak tepat mengubah seluruh persyaratan yang berlaku.
Klaim yang Perlu Dihindari
Produk kosmetik tidak boleh mencantumkan klaim yang mengarah pada fungsi pengobatan. Beberapa contoh yang umumnya bermasalah: menyembuhkan suatu kondisi kulit, menghilangkan sesuatu secara permanen, memberikan hasil dalam waktu yang dijanjikan pasti, atau menyatakan setara dengan tindakan medis.
Penyusunan kalimat pada kemasan dan materi promosi sebaiknya dibahas sejak tahap desain, bukan setelah kemasan dicetak.
Pertanyaan yang Sering Muncul
Apakah satu notifikasi berlaku untuk semua varian?
Umumnya tidak. Perbedaan formula, kategori, atau kegunaan memerlukan notifikasi tersendiri.
Berapa lama nomor notifikasi berlaku?
Nomor notifikasi memiliki masa berlaku dan perlu diperpanjang sesuai ketentuan. Produk yang notifikasinya habis masa berlaku tidak boleh terus diedarkan.
Apakah bisa mengganti pabrik setelah notifikasi terbit?
Perubahan data yang tercantum dalam notifikasi, termasuk pabrik pembuat, memerlukan proses tersendiri sesuai ketentuan yang berlaku.
Menyiapkan Notifikasi Bersama Pabrik Maklon
Dalam kerja sama maklon, pembagian peran yang jelas mempercepat proses. Pemilik brand menyiapkan sisi legalitas dan pengajuan, pabrik menyiapkan data teknis produk dan dokumen terkait fasilitas produksi.
PT Dwi Jaya Cosmedika merupakan produsen kosmetik dengan fasilitas bersertifikat CPKB, ISO 9001:2015, dan ISO 22716:2007, serta memiliki sertifikasi halal untuk produknya. Kami menyediakan data teknis yang diperlukan pemilik brand dalam proses notifikasi produk. Untuk membicarakan rencana produk Anda, hubungi tim kami di WhatsApp resmi.